Как бесплатно автоматизировать бизнес

Как бесплатно автоматизировать бизнес

Мы в студии РусАртДизайн создаем качественный дизайн для наших клиентов. В основном это молодой бизнес, с очень активными, полными идей людьми. Наши клиенты как правило хотят качественно “упаковать” бизнес, а также планируют дальнейшее развитие и продвижение компании в digital-среде. О многих идеях наших Заказчиков мы узнаем на этапе первоначального знакомства. Кому то нужен логотип, продающая презентация и листовки, а затем они планируют разработку сайта, оформление и продвижение групп в социальных сетях и так далее. Для фиксации и использования этой (и многой другой информации), а также для автоматизации нашего бизнеса мы используем сервис Trello с некоторыми доработками, о которых и расскажем в этой статье.

Rusartdesign и Trello

RusArtDesign и Trello. Бесплатная автоматизация бизнеса
RusArtDesign и Trello. Бесплатная автоматизация бизнеса

К необходимости перехода к единому сервису автоматизации бизнеса мы пришли постепенно. На начальном этапе мы конечно же вели несколько разных Excel-таблиц в разных местах (таблица заказов, таблица клиентов, таблица замечаний, список задач и т.д.).

Когда вы только начинаете бизнес, кажется, что абсолютно не сложно распределить информацию о новом заказе на 3 – 4 таблицы и обновлять ее по мере необходимости. Но когда количество заказов и клиентов растет, появляются клиенты на сопровождении, а еще очень хочется вести правильных учет денежных средств и отслеживать историю взаимодействия с клиентом, автоматически формировать клиентскую базу, приходят мысли о покупке платного доступа к какой то популярной системе автоматизации, или даже о том, чтобы нанять программистов, прикупить сервер и развернуть свое решение. В поисках альтернативных решений с целью минимизации расходов, мы занялись поисками. Попробовали большое количество бесплатных сервисов для совместной работы и планирования, но спустя 3 года экспериментов, мы все же нашли для себя оптимальный вариант бесплатной автоматизации бизнеса. В этой статье мы поделимся с читателями нашим опытом в этой области.

Trello стал нашим основным инструментом для работы, позволяющим организовать коллективную работу, отслеживать дедлайны, добавлять подзадачи, назначать ответственных, прикреплять файлы и многое другое.

Вместе с этим мы организовали в Trello сбор всей входящей информации (сервис позволяет создавать создавать новые карточки из email).

RusArtDesign и Trello. Бесплатная автоматизация бизнеса РусАртДизайн
RusArtDesign и Trello. Бесплатная автоматизация бизнеса РусАртДизайн

Правила работы с планировщиком задач Trello

Сервис Trello основан на методологии kanban и представляет собой доску, с произвольным количеством столбцов и карточек в каждом столбце, позволяя назначать для каждой карточки ответственных, метки, сроки и т.д.

Kanban и Trello. RusArtDesign
Kanban и Trello. RusArtDesign

Наша доска содержит следующие столбцы:

  • входящие – это только что поступившие заказы или обращения, которые еще не обрабатывались;
  • в работе – задачи, по которым ведется работа в данный момент;
  • сделано – выполненные задачи;
  • контроль – задачи, находящиеся на контроле (например ждем заполнения брифа Заказчиком или контролируем срок продления доменного имени);
  • полезное – содержит карточки со ссылками на полезные ресурсы, а также карточки, отражающие договоренности с партнерами.

    Выглядит это примерно так:

Бесплатная автоматизация бизнеса. Trello. RusArtDesign

Каждая карточка на доске представляет собой новый проект, со своими задачами, ответственными и атрибутами.

Для определения типа проекта мы используем метки Trello:

  1. Логотип
  2. Сайт
  3. Меню
  4. 3D-визуализация и т.д.
Метки Trello - RusArtDesign
Метки Trello – RusArtDesign

Ответственные по карточке – те сотрудники, которые работают над проектом. Как правило это дизайнер и менеджер.

Чек-листы – отдельные задачи по проекту. Чек листов внутри карточки может быть много.

Дальнейшее развитие Trello

Работать в Trello удобно и наглядно. Но для структурирования информации и обеспечения возможности накопления клиентской базы и статистики, мы немного доработали Trello.

Добавление дополнительных полей в Trello

Для добавление новых полей в карточку Trello мы используем улучшение Custom Fields.

 

 

Custom Fields Trello - RusArtDesign
Custom Fields Trello – RusArtDesign

С помощью custom fields мы добавили следующие поля в карточку:

  • заказчик (справочник);
  • оплачено (логическое);
  • цена (числовое);
  • затраты на реализацию (числовое);
  • прибыль (числовое);
  • телефон (текстовое);
  • договор (текстовое);
  • откуда пришел клиент (текстовое).
CustomFields Trello - rusartdesign
CustomFields Trello – rusartdesign

Добавление этих полей позволило нам структурировать необходимую информацию не только в карточке Trello, но использовать ее далее.

Поле “Заказчик” мы намеренно сделали справочником, чтобы избежать проблем с интеграцией и дублированием информации в случае опечаток.

Интеграция Trello с Google Sheets

 

 

Для возможности интеграции Trello с Google Sheets мы рассматривали два сервиса: IFTTT и Zapier.

Протестировав возможности этих сервисов, мы остановились на Zapier, так как IFTTT не позволяет интегрировать данные Custom Fields.

Данные, введенные в карточку Trello мы распределяем по двум Google-таблицам:

  1. Заказы
  2. Клиенты
Trello - Zapier - Google Sheets - rusartdesign
Trello – Zapier – Google Sheets – rusartdesign
trello - zapier - google sheets - rusartdesign
Взаимосязь данных trello – zapier – google sheets – rusartdesign

Логика интеграции Trello – Zapier – Google Sheets

Zapier мы настроили следующим образом. При перемещении карточки Trello в столбец “Сделано” отрабатывают два события Zapier:

  1. Создание нового заказа
  2. Создание / обновление клиента
Автоматизация Trello - Zapier - Google Sheets - rusartdesign.ru
Автоматизация Trello – Zapier – Google Sheets – rusartdesign.ru

Таблица Заказы

При создании заказа в Google Sheets в таблице “Заказы” создается новая строка, в которую добавляется следующая информация о заказе:

  • название заказа;
  • клиент;
  • дата завершения работы над заказом;
  • тип заказа (логотип, сайт, фирменный стиль, упаковка, меню, 3D);
  • дизайнер, выполнивший работу;
  • стоимость заказа;
  • затраты на выполнение заказа.

Таблица Клиенты

В таблицу Клиенты также автоматически добавляются строки. Таблица содержит следующую информацию:

  • ФИО клиента;
  • телефон;
  • email;
  • что заказывает;
  • что делали;
  • дата первого заказа;
  • дата последнего заказа;
  • откуда пришел (сайт, офис, личное знакомство, по рекомендации);
  • бюджет.

В целом таблицы довольно таки похожи, однако логика их заполнения различается.

В таблице Заказы новая строка автоматически добавляется для любой карточки Trello, перенесенной в столбец Сделано.

Логика работы Zapier - Trello - Google Sheets - rusartdesign.ru
Логика работы Zapier – Trello – Google Sheets – rusartdesign.ru

В таблице Клиенты, перед добавлением новой строки производится поиск ранее добавленных строк по ФИО Клиента. В случае если Клиент не найден, добавляется новая строка таблицы, а если клиент найден, обновляются следующие поля:

  • дата последнего заказа;
  • бюджет (суммируется значение из таблицы и значение из карточки Trello);
  • что делали (к перечню заказов добавляется наименование текущего заказа).

Таким образом мы формируем историю взаимодействия с каждым Клиентом.

Обновление информация по Клиенту - rusartdesign.ru
Обновление информация по Клиенту – rusartdesign.ru

Аналитика процесса

Автоматические заполнение таблиц Заказы и Клиенты решает сразу несколько задач:

  • позволяет автоматически формировать и поддерживать клиентскую базу;
  • позволяет формировать аналитику процесса.

Выполняя несложные операции фильтрации по различным столбцам можно получать различные срезы информации, например такие как:

  • количество проектов, выполненных определенным дизайнером в месяц;
  • среднее время, затрачиваемое на реализацию заказа по типам заказов;
  • затраты и прибыль за выбранный период;
  • количество заказов по клиентам;
  • перечень заказов по каждому клиенту и т.д.
Бесплатная автоматизация бизнеса (Trello - Zapier - Google Sheets) - rusartdesign.ru
Бесплатная автоматизация бизнеса (Trello – Zapier – Google Sheets) – rusartdesign.ru

Вместо заключения

Мы использовали бесплатные инструменты и без вложений адаптировали их под наши бизнес-процессы. Периодически, конечно, возникают мысли перехода на какой нибудь универсальный платный программный продукт, в котором из коробки присутствуют модули worflow и отчетности. До текущего момента нас останавливает тот факт, что необходимость кастомизации инструмента неизбежно требует привлечения вендора или дорогостоящих программистов. Расширение же набора данных или добавление нового отчета в используемых нами инструментах (Trello + Zapier + Google Sheet) можно реализовать быстро и собственными силами.

Как оказалось, при грамотной настройке, связка простой и удобной канбан-доски Trello с таблицами Google Sheets может стать очень полезными и гибким инструментом, применимым для ведения бизнеса.

2 комментария
    1. Нет, к сожалению данные Custom Field Trello в сервисе IFTTT недоступны. Именно поэтому мы остановились на Zapier. Изначально рассматривали как раз таки IFTTT.

Отставить отзыв

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *